Paluu tulevaisuuteen

Aluksi olin melko skeptinen digi -johtamisen ja erilaisten digiajan johtamisen työkalujen suhteen. Mutta tämä johtui täysin siitä, että en ollut perehtynyt aiheeseen tarpeeksi. Parhaimmillaan hyvä digiajan johtaja voi johtaa virtuaalitiimiä, jonka jäsenet ovat toisella puolella maailmaa. Miten tämä sitten onnistuu? Mitä kanavia voi käyttää digiajan johtamisessa? Mitä hyötyjä on virtuaalitiimeistä ja niissä työskentelystä on? Millainen on hyvä digiajan johtaja?

Yleisesti johtajalta vaaditaan hyviä kommunikaatio taitoja, mutta johtajalta digitaalisessa ympäristössä niitä tarvitaan vielä enemmän. Kun kommunikaatio ei tapahdu kasvokkain tarvitaan erilaisia kommunikointikanavia työtiimin kesken. Näitä voi olla esimerkiksi blogit, yrityksen sisäinen intra, sähköposti, Skype tai Facebook. Kun ihmistä ei nähdä kasvokkain, asiat on tuotava ilmi kirjoitetussa tekstimuodossa tai kuvin. Poikkeuksena Skype ja muut videopuhelun mahdollisuudet, joissa voidaan keskustella kasvokkain. Digijohtajan tulee tuntea työntekijät sekä heidän toimintatapansa ja suunnata viestintä sen mukaan, myös mahdolliset kulttuurierot tulee ottaa huomioon. Hyvä ihmistuntemus on siis kaiken A ja O. Nykyään johtajat eivät myöskään ota niin suurta auktoriteetin roolia, vaan ennemminkin luotsaavat työtiimiä eteenpäin halutulla tavalla.

Virtuaalitiimit ovat työskentelytiimejä, missä työntekijöiden välinen viestintä ja työskentely ovat osaksi tai kokonaan virtuaalista. He käyttävät kommunikointiin edellä mainittuja kanavia ja tiimillä on yleensä niin sanottu johtaja, joka luotsaa tiimiä työssä. Hyötynä virtuaalitiimissä työskentelystä yritykselle on työskentelyajan tehokkuuden maksimointi, kun ihmiset työskentelevät eriaikaan vuorokaudesta. Näin on esimerkiksi monikansallisissa virtuualitiimeissä, kun aikaerot aiheuttavat työskentelyn eriaikaisuuden. Vapaa työskentelyaika vaikuttaa myös työntekijöiden luovuuteen, sillä luovat ideat syntyvät helpommin, kun ei ole ajallisia rajoitteita työskentelylle. Tämä on sekä työntekijä että yrityksen etu. Virtuaalisen työskentelyn ansiosta yritykset voivat palkata ammattitaitoisimmat työntekijät, sillä työskentely ei ole paikkaan tai aikaan sidottua. Työntekijälle virtuaalisesta työskentelystä on paljon hyötyä, näin voi työskennellä haluamaansa ajankohtaan ja haluamassaan paikassa. Haittana tästä voi olla eristäytyminen muilta ihmisiltä ja sosiaalisen kanssakäymisen väheneminen.

Miten toimiva virtuaalitiimiin, hyvä digijohtaminen ja sujuva kommunikaation työtiimissä saavutetaan? Tähän vastauksena on avoimuus. Avoimuus on melko laaja käsite, mutta se on avainasemassa missä tahansa toimivassa työyhteisössä. Avoimuudella voidaan luoda esimiehen ja työntekijöiden välille hyvä vuorovaikutussuhde, sen avulla voidaan saavuttaa parempaa työtulosta ja lisätä innovatiivisuutta. Avoimuus vaikuttaa myös yrityksen julkisuuskuvaa, kuinka avoimesti kerrotaan asioista vai pyritäänkö niitä salailla. Muutostilanteissa työyhteisön reaktiot muutoksille ja toimintatapojen muuttumiselle, tuovat hyvin esille työyhteisön avoimuuden sekä suhtautumisen uuteen ja ihmeelliseen.

Mitä tästä kaikesta opimme? Virtuaalisesti työskentely voi parhaimmillaan olla sujuvaa, mukavaa, innovatiivista, yhteisöllistä sekä yksilöllistä.


(HUOM! Tätä tekstiä ei blogissa koulun kurssin puolesta tarvinnut julkaista, eli kyseessä viimeinen teksti reflektiivinen essee digiajan johtamisesta)

Nelisilmä

Neljännen tekstin aiheeksi saimme virtuaalitiimien toiminta ja johtaminen. Lähteenä tässä tekstissä käytän Harri Virolaisen väitöskirjaa ''Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin'' -virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Mikä sitten on virtuaalitiimi? Virtuaalisessa tiimissä työnteko ei ole paikkaan sidonnaista, vaan työryhmän jäsenet voivat työskennellä vaikka eripuolilla maailmaa. Virtuaalisuuden aste voi vaihdella sen mukaan tarvitaanko työssä kasvokkain tapaamisia, eriaikaisia työsuorituksia tai tietoliikennetekniikan käyttöä. Äärimmäisessä tapauksessa työskentely tapahtuu vain tietokoneiden kautta ja tiimin jäsenet eivät koskaan tapaa toisiaan. 

Usein virtuaaliset tiimit ovat väliaikaisia ja projektiluonteisia, tiimin jäsenyys perustuu usein asiantuntijuuteen tietyillä osa-alueilla. Näin saadaan parhaat ja asiantuntevimmat työntekijät projekteihin mukaan fyysisestä olinpaikasta riippumatta. Mikäli tiimiin kuuluu henkilöitä ympäri maapalloa, saadaan enemmän työaikaa käytettäväksi, kun ihmiset työskentelevät eri aikoihin aikaeron ja joustavien työaikojen ansiosta. Lisäksi virtuaalisissa tiimeissä on matala hierarkia, joka luo innostavampaa ja avoimempaa työilmapiiriä. Lisäksi työn joustavuus luo innovatiivisuutta ja mahdollisesti lisää työmotivaatiota.

Virtuaalisen tiimin tehottomuuden saattaa aiheuttaa sähköinen kommunikaatio, minkä vuoksi asioita ei saateta ymmärtää tai ne ymmärretään väärin. Virtuaalisen tiimin toimimiseksi on luotava luottamusta työnantajan ja työntekijän välille. Myös kehittynyt tekniikka ja hyvät tietoliikenneyhteydet ovat avain asemassa virtuaalisen tiimin tehokkaaseen toimintaan. Organisaation kulttuurin ja toimintatapojen pitää myös muuttaa virtuaaliseen tiimityöskentelyyn siirryttäessä, tämä saattaakin tuottaa aluksi ongelmia.

Virtuaalisuus ei poista johtajuuden merkitystä se vain muuttaa sitä. Virtuaalisen tiimin johtaminen on vaativampaa ja monimutkaisempaa kuin perinteisen tiimin, jossa työntekijät työskentelevät fyysisesti samassa paikassa. Johtajan sosiaalinen läsnäolo on virtuaalitiimeissä vaikeampi saavuttaa kuin perinteisissä tiimeissä. Myös luottamus johtajan ja tiimiläisten välillä saattaa kärsiä virtuaalisen tiimin vuoksi. Virtuaalisen tiimin toimimiseksi oleellista on saada tiimiläiset innostumaan asiasta sekä toimimaan yhteisen asian eteen. Viestintä ja informaation jakaminen ovat avainasemassa virtuaalisen tiimin luottamuksen ja avoimuuden luomisessa. Työn valvonta ja kontrollointi on vaikeaa johtajalle, joten luottamus työntekijöihin on ensiarvoisen tärkeää. Johtajan tulee näyttää tiimiläisille suuntaa, minnepäin hän haluaa työntuloksia viedä ja millaisia työpanoksia hän haluaa. 

Virtuaalisen tiimin toimimiseen ja johtamiseen tarvitaan työkaluja, joiden avulla voidaan jakaa tiedostoja tai kommunikoida, Tällaisia ovat esimerkiksi Skype, Google drive, yrityksen sisäinen intra, sähköposti, Lync tai vaikka Facebook. Työkalu tulee valita yrityksen koon mukaan, esimerkiksi Lync toimii hyvin suuressa organisaatiossa, kun taas puolestaan pienissä yrityksissä voi toimia jopa facebook. Omasta mielestäni virtuaalitiimit voivat olla erittäin toimiva kokonaisuus työn toteutumisen kannalta, riippuen toki työn luonteesta. 

Lähde: Virolainen, H. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2

Sä hiffaat

Viimeksi käsittelin avoimuutta suurimmaksi osaksi johdon, esimiehen ja organisaation näkökulmasta. Tätä tekstiä varten minun tuli tutustua muiden opintojakson opiskelijoiden kirjoituksiin avoimuudesta. Teksteistä ilmeni erilaisia näkökulmia, lähestymistapoja ja ajatuksia, joita en tullut edes ajatelleeksi. Lisäksi tätä tekstiä varten olen käyttänyt kahta lähdettä. Tällä kertaa lähestyn avoimuus käsitettä mm. oppimisen kannalta, kuinka se vaikuttaa oppimiseen sekä asioiden sisäistämiseen ja innovatiivisuuteen. Myös nuoren sukupolven johtamistapoja käsitellään lyhyesti. 

Yhteisön tutkiva ilmapiiri, työyhteisön väliset avoimet suhteet ja luottamus luovat mahdollisuuden innovatiiviseen oppimiseen. Innovaatiot ovat usein parannuksia jo olemmassa oleviin käytäntöihin, joten keskeistä on arvioida aiempaa toimintaa ja parannella sitä. Innovaatioiden luomisessa, vähittäinen oppiminen sekä aiempien kokemusten määrittely ja analysointi, ovat keskeisessä roolissa. 

Yksilön kannalta oppiminen voidaan määrittää laadulliseksi muutokseksi henkilön tavassa nähdä, kokea, ymmärtää ja käsitellä asioita. Oppiminen ei kuitenkaan ole ympäristöstään riippumaton tapahtuma, sillä oppimisympäristöllä sekä yksilön suhtautumisella on merkitystä oppimistapahtumassa. Organisaatiorakenne ja sen johtamisrakenteet vaikuttavat oppimismahdollisuuksiin ja niiden hyödynnettävyyteen. Oppiminen ja luovuus edellyttävät liikkumatilaa työyhteisössä sekä ryhmän kesken että yksilönä. 

Nuorten z- sukupolvea tulisi johtaa tavoitteiden kautta, ei käskytyksen tai hierarkian kautta. Nuoret kaipaavat haasteita sekä puitteita toimia ilman liikaa kontrollointia. Nuoret ovat myös sisäistäneet monensuuntaisen kommunikaation ja pitävät sitä itsestään selvyytenä, he odottavat myös rakentavaa palautetta reaaliaikaisesti. Z- sukupolvelle luottamus näkyy avoimuutena läpinäkyvyytenä sekä yhteisöllisyytenä. 

Omassa työssäni aion olla jatkossa avoimempi muutoksille ja mahdollisesti toimivammille toimintatavoille. Aion myös tuoda omia kehitysehdotuksiani enemmän esille ja puuttua epäkäytännöllisiin toimintoihin. Pyrin jatkossa myös kommunikoimaan enemmän työyhteisössä, jotta tieto kulkee paremmin työyhteisön sisällä.

Lähteet:

Dialoginen johtaminen innovatiivisuuden tekijänä, saatavissa: http://www.ttl.fi/fi/verkkokirjat/Documents/Dialoginen_johtaminen.pdf

Z- sukupolven johtaminen on maalaisjärjen käyttöä, saatavissa: http://pienyrityskeskus.aalto.fi/fi/current/news/2013-02-07/

En tiiä sun nimee

Avoimuus= avaramielisyys, ymmärtävyys, hyväksyminen, mielenkiinto, vastaanottavaisuus, ymmärrys, rehellisyys

Avoimuus on laaja käsite ja sitä on vaikea tarkkaan sanallisesti määritellä. Tässä tekstissä tulen käsittelemään avoimuutta organisaatiossa sekä esimiestyössä. Avoimuudella voidaan vaikuttaa monin tavoin työyhteisössä ja se voi auttaa tuloksien sekä tavoitteiden saavuttamisessa. 

Avoimuus nimetään usein organisaation arvoihin, mutta toteutuuko tämä käytännössä on toinen juttu. Avoimuus organisaation sisällä sekä liikekumppaneita kohtaan on tärkeää, sillä se luo luottamusta ja arvostusta eri toimijoiden välillä. Vaikka organisaatiossa olisikin niin sanottu ylhäältä alaspäin toimiva hierarkia, voidaan suurta eroa henkilöstön ja johdon välillä vähentää avoimella tiedonkululla ja kommunikoinnilla. Johdon tulisi ilmoittaa koko henkilöstölle avoimesti organisaation markkina- ja taloustilanteesta niin hyvinä kuin huonoinakin aikoina. Myös hyvä kommunikaatio johdon ja henkilöstön välillä lisää avoimuutta ja luottamusta työyhteisössä. 

Esimiesviestintä luon henkilöstölle kuvaa myös organisaation arvoista ja asenteista. Huono ja suppea viestintä ja kommunikointi ei edesauta luottamuksen ja avoimuuden syntymistä työyhteisössä. Puolestaan runsas viestintä ja oikean viestintäkanavan valitseminen vaikuttaa suuresti esimiehen ja henkilöstön väliseen avoimuuteen. Niin sanottu "avointen ovien" periaate madaltaa henkilöstön kynnystä kommunikoida esimiesten kanssa, eli esimiehet pitävät työhuoneidensa ovet avoinna ja näin ollen henkilöstön on helpompi tulla juttelemaan esimiehelle. Puolestaan suljetut ovet ja henkilöstön välttely luo huonoa esimieskuvaa. 

Esimiehen tulee myös voida keskustella asioista henkilöstön kanssa suoraan, eikä kierrellen ja kaarrellen. Työasioista tulee voida puhua suoraan, mutta henkilökohtaisia asioita ei kenenkään tarvitse mielestäni työpaikalla kertoa, mikäli ei näin halua. Myös esimiehen tulee muistaa mahdolliset vaitiolovelvollisuudet niin työntekijöiden kuin organisaation asioissa. Organisaation avoimuus tulee näkyä myös liikesuhteissa ja yhteistyössä. Organisaation tulee kertoa mahdollisten sopimusten ja kauppojen kaikki osatekijät avoimesti toiselle sopijapuolelle, eikä jättää mitään arvailujen varaan tai salata asioita. Kauppasuhteissa avoimuus on tärkeää, sillä näin pidetään yllä luottamusta ja liikesuhteita. 

Mielestäni hyvä ihmistuntemus ja sen jatkuva kehittäminen edistävät esimiehen sekä organisaation johdon avoimuutta. Hyvä koulutus ja asiantuntijuus voivat myös tuoda esimiehelle itsevarmuutta ja näin ollen hän on avoimempi kommunikoimaan henkilöstön kanssa. Henkilöstön tuntemus ja johtajuuden osaaminen ovat myös ensiarvoisen tärkeää avoimuuden luomisessa sekä ylläpitämisessä. Myös persoona ja luonteenpiirteet vaikuttavat esimiehen ja johdon avoimuuteen sekä luottamuksen syntyyn. 

Esimiehen tulee myös osata kuunnella ja pyrkiä ymmärtämään henkilöstönsä mielipiteitä sekä tarpeita työssään. Esimies ei myöskään saa syyllistyä syrjintään tai suosintaan, vaan hänen tulee kohdella työntekijöitään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Joskus parhaat ideat voivat tulla työntekijöiltä, jotka tuntevat prosessin ja toiminnot, ehkä jopa paremmin kuin esimies tai organisaation johto. Henkilöstö näkee yleensä epäkohdat, mitkä eivät työssä toimi, joten esimiehen on hyvä avoimesti kuunnella työntekijöitään. 

Olen itse työskennellyt avokonttorissa, mikä mielestäni luo avoimuutta työyhteisössä. Kyseessä oli suuri organisaatio, joten kommunikointi lähimmän esimiehen kanssa oli helppoa ja vaivatonta, kun konttorissa ei ollut erillisiä työhuoneita vaan omat loosit. Toisessa työssäni kommunikaatio oli melko suoraa ja avointa, se tapahtui usein kasvokkain, mutta koin sen toimivaksi hektisessä työympäristössä. Kyseisessä organisaatiossa työntekijöille tuli kotiin usein yleisiä kirjeitä pääkonttorilta siitä mitä muutoksia on tulossa. Työpaikalla oli myös erilaisia infotiedotteita viikoittain. Koen kuitenkin, että organisaatio voisi siirtyä enemmän sähköiseen viestintään. 

Parhaassa tapauksessa avoimuus työyhteisössä parantaa yrityksen tulosta, parantaa työhyvinvointia ja yhteishenkeä, vähentää henkilökunnan vaihtuvuutta ja kasvattaa luottamusta. 

Palataan asiaan avoimin mielin!

Totuutta ja tehtävää

Heippa! Olen tradenomi opiskelija Kymenlaakson ammattikorkeakoulusta. Kirjoitan blogia johtamisen ajankohtaisteema -opintojaksoa varten, minkä teemana on tällä kertaa johtaminen digiajassa. Blogin tekstit siis pyörivät opintojakson teemojen ympärillä ja sisältävät omaa pohdintaa asioista. En ole aikaisemmin blogia kirjoittanut, katsotaan mitä tästä tulee, oikeinkirjoitus ei ole vahvuuksiani, joten koettakaa kestää. 

Miksi Blogger?

Jaahas, eli kysymys miksi valitsin Bloggerin blogialustaksi. Valinnan suoritin lähinnä sen perusteella, mitä blogeja itse olen lukenut ja mitä blogialustoja niissä on käytetty. Blogger tuntui kaikista vaihtoehdoista helpoiten lähestyttävimmältä. Bloggeriin voi myös perustaa enemmän kuin yhden blogin samoilla tunnuksilla. Valintaan vaikutti myös Bloggerin helppous, se on myös ilmainen! Tärkeää opiskelijalle, ettei tarvitse rahaa laittaa tähän. 

Blogin erot muihin some -kanaviin

Yleisesti voisi sanoa, että blogissa asioita käsitellään syvällisemmin ja asioista voi kirjoittaa pidempiä tekstejä kuin Facebookissa tai Twitterissä. Facebookin ja Twitterin mieltäisin ennemmin lyhyiden kuulumisten ja mielipiteiden vaihtamiseen sopiviksi some -kanavaksi. Kun taas blogin vaikeidenkin ja ajankohtaisten asioiden käsittelyyn sopivaksi kanavaksi, blogissa voi pohtia ajankohtaisia asioita syvällisesti ja herättää helposti keskustelua. Blogissa voi kirjoittaa ja kommentoida myös anonyymina, kun taas esimerkiksi facebookissa kirjoitetaan omalla nimellä. Anonyymina voi olla helpompi kirjoittaa omia mielipiteitä julki arkaluontoisista asioista. 

Youtube puolestaan on visuaalinen some -kanava, missä kaikki näkevät puhujan kasvot (yleensä ainakin). Kasvojen näyttäminen ja omana itsenään puhuminen voi olla toisille vaikeaa ja kiusallista, joten se ei sovellu läheskään kaikille. Instagramia voi myös pitää some -kanavana, mutta se puolestaan sanojen sijaan keskittyy kuviin, mihin voi tehdä erilaisia kuvaan ja fiilikseen liittyviä hashtageja, eli aihetunnisteita. Eri ihmiset käyttävät erilaisia some -kanavia, itse käytän Facebookia ja Instagramia sekä katselen videoita Youtubesta, mutta minulla ei ole käyttäjätiliä sinne. Huomio, some eli sosiaalinen media, jos joku ei tiennyt.

Blogin käyttö johtamisviestinnässä

Miten blogia voisi käyttää yrityksen sisällä viestintään? Voisiko sillä korvata, joitakin viestintämuotoja? Mielestäni yrityksen asiapohjainen ja virallinen viestintä tulisi tapahtua sähköpostitse, puhelimitse tai kasvokkain keskustelemalla. Mutta blogia voitaisiin yrityksissä hyödyntää vaikka kokousten olennaisen sisällön tallentamisella blogi tekstiin. Tosin yrityksen arkaluontoiset asiat tulee jättää blogin ulkopuolelle tai blogin asetukset tulee asettaa niin, että vain yrityksen henkilökunta näkee sen. Jos blogi on esimerkiksi yrityksen sisäisellä sivustolla, mistä ulkopuoliset eivät sitä näe, voisi blogiin laittaa yrityksen sisäisiä tiedotteita tai henkilöstölehden juttuja. Henkilöstölehden voisi myös korvata blogilla. 

En kuitenkaan lähtisi kehityskeskusteluja pitämään blogin avulla, vaikka työntekijä blogia töistään pitäisikin. Tosin joku muu voisi kokea tämän hyvänä lisänä kehityskeskustelun sisältöön. Esimiehen ei myöskään tulisi kirjoittaa liian avoimesti työntekijöistä, työtehtävistä tai erilaisista ongelmista ja epäkohdista blogissa, sillä liian suuri avoimuus voi olla myös haitta liiketoimille. Myöskään toisesta työntekijästä ei saa kirjoittaa nimellä ilman henkilön lupaa. 

Blogin käyttö omassa esimiestyössä

Suoraan sanottuna, pidän blogia enemmän mielipidekirjoituksille soveltuvana, myös harrastus ja poliittiset blogit ovat yleisiä. Mutta en näkisi itseäni käyttämässä blogia esimiestyössä, sillä itse pidän henkilökohtaista keskustelua parhaana kommunikaatiovälineenä. Myös sähköposti on toimiva viestintäväline, jos tieto tulee saada monelle ihmiselle kerralla. Kokisin myös esimiehenä auktoriteettini laskevan mikäli pitäisin blogia töistäni. 

Se oli siinä, kiva jos luit!